Si vendés en línea, la factura electrónica deja de ser un trámite del contador y pasa a ser parte del sitio. Qué tiene que pasar entre que alguien paga y que le llega su comprobante, y las tres formas de resolverlo.
Mientras vendés en un local, la factura electrónica es un asunto del contador y del sistema de punto de venta. En el momento en que empezás a cobrar por internet, pasa a ser parte del sitio: alguien paga a las once de la noche, y de algún lado tiene que salir su comprobante.
Antes de seguir, una aclaración importante: esto es la parte técnica, la de cómo se conectan las piezas. Las obligaciones tributarias que te correspondan las define tu contador y la normativa vigente, y conviene confirmarlas con él antes de tomar decisiones.
Qué tiene que pasar entre el pago y el comprobante
Puesto simple, la cadena es siempre la misma:
- El cliente paga en tu sitio y la pasarela confirma que el cobro se aprobó.
- Se genera el comprobante electrónico con los datos de la venta y del comprador.
- El comprobante se envía a Hacienda y queda a la espera de su respuesta.
- Aceptado el comprobante, se le manda al cliente por correo.
- La venta y su comprobante quedan registrados en tu contabilidad.
La pregunta de diseño es sencilla: cuáles de esos pasos ocurren solos y cuáles los hace una persona. De ahí salen las tres formas de resolverlo.
Opción 1: a mano
Llega el aviso de una compra, alguien abre el sistema de facturación, carga los datos y emite el comprobante.
Funciona perfectamente con pocos pedidos por semana y tiene costo de desarrollo cero. Deja de funcionar antes de lo que uno cree: a partir de cierto volumen se vuelve un trabajo diario, y es el punto donde aparecen los errores de tipeo y los comprobantes que nadie emitió.
Opción 2: integrado con tu sistema actual
Es la vía que recomendamos en la mayoría de los casos. Si ya usás un sistema de facturación electrónica —y si facturás, ya usás uno—, lo normal es que ofrezca una API o algún conector para tiendas en línea. La tienda le avisa de cada venta y el sistema hace el resto.
La ventaja es que no duplicás información: la contabilidad sigue viviendo donde tu contador ya trabaja, y el sitio sólo dispara el evento. Antes de elegir plataforma de tienda, preguntale a tu proveedor de facturación si tiene conector para ella. Esa sola pregunta, hecha a tiempo, ahorra rehacer cosas.
Opción 3: facturación dentro del sitio
El sitio emite los comprobantes directamente contra Hacienda, sin sistema intermedio. Da el mayor control y es la más cara de construir y de mantener, porque cualquier cambio en el esquema oficial hay que seguirlo vos.
Se justifica cuando el volumen es alto o cuando la operación tiene particularidades que ningún sistema comercial cubre. Para una pyme que arranca, casi nunca es la respuesta correcta.
Los datos que hay que pedir en el checkout
Acá hay una tensión real de diseño: cada campo extra en el formulario de compra baja la conversión, pero un comprobante necesita ciertos datos identificatorios del comprador.
La forma de resolverlo sin perder ventas es preguntar primero si la compra es a nombre personal o de una empresa, y pedir los datos adicionales sólo en el segundo caso. La mayoría de los compradores no ve campos de más, y quien necesita factura a nombre de su empresa los completa sin problema.
Errores caros que se ven seguido
- Dejar la facturación para el final del proyecto. Condiciona el checkout y la plataforma: se decide al principio.
- Elegir la tienda sin verificar que se lleve con el sistema de facturación que ya usás.
- No guardar el comprobante asociado a la orden. Cuando un cliente lo pide de nuevo seis meses después, hay que poder encontrarlo en dos clics.
- No probar el flujo completo con una compra real antes de abrir. Es la única forma de saber que funciona.
Cómo lo encaramos nosotros
Preguntamos primero qué sistema de facturación usa el cliente y hablamos con su contador antes de escribir una línea de código. La mitad de los problemas de integración se evitan con esa conversación al principio del proyecto en lugar de al final.
Si estás armando tu tienda y no sabés por dónde encarar esta parte, escribinos y lo vemos con tu caso concreto sobre la mesa.
¿Querés que revisemos tu sitio o armemos uno nuevo?
